【退職手続きマニュアル】意外と知らない?!退職するときに必要な書類一式と損をしないために

退職手続きに必要な書類

会社を退職するには多くの手続きや必要書類となる退職手続きがありますが、退職までの流れを正確に理解し、計画的に行動できる人はあまり多くありません。

しかし退職手続きが遅れると損をすることになるため、スムーズな手続きが必要です。

今回は円滑に退職手続きを行うため、基本的な流れや必要書類について解説していきます。

どのような退職パターンでも、基本的な知識があれば慌てずに対応することができます。退職を考えている方は是非、参考にしてください。

退職手続きの流れを確認しよう!

退職手続きの流れを確認する

会社への退職通知を行い、了承を得ることができたら退職手続きに進みます。

特に初めての転職の場合退職手続きでどんなことをすればいいのかわからないことも多いはずです。まずは、退職手続きの流れを確認しましょう。

退職が決まったら、まずは以下の事項について把握しておきましょう。

退職前にやるべきこと

退職前にやるべきことは以下の3つです。

退職手続きの流れ
  • 退職通知後、退職日の決定
  • 退職届の提出(自己都合での退職の場合のみ)
  • 引き継ぎ
退職届は自己都合での退職のみ必要なので、会社都合での退職や契約・派遣社員の契約満了時での退職の場合は作成する必要ありません。

会社都合の退職なのに退職届を提出すると自己都合扱いにされ、失業保険を受け取る際に給付制限(7日間の待機期間+3ヶ月の給付制限期間)を受けることになる可能性があります。

また、円満退職をするためにも引き継ぎはしっかりと行いましょう。マニュアルを残すなどして、自分がいなくても大丈夫な状況を作っておくことが大切です。

転職先がすでに決まっている場合の退職手続き

転職先がすでに決まっていて、退職日の翌日から次の会社で働く場合は特別な手続きは必要ありません。

退職手続きに必要な書類(転職先がすでに決まっている場合)
  • 雇用保険被保険者証
  • マイナンバー
  • 源泉徴収票
  • 健康保険被扶養者異動届(扶養家族がいる場合のみ)
上記4つの書類を入社日までに提出します。会社から必要書類や提出のタイミングに関しては指示が入るので、あまり気にする必要はありません。

転職先が決まっていない場合の退職手続き

転職先が決まっていない場合、または転職先が決まっているものの入社まで日数があく場合には役所に行って諸々の手続きを自分で行う必要があります。

退職手続きに必要な書類(転職先が決まっていない場合)
  • 失業保険の申請(ハローワーク)
  • 健康保険の手続き(市役所)
  • 国民年金加入の手続き(市役所または年金事務所)
ハローワークでの失業保険の申請には離職票が必要なので、離職票などが発行されてからとなります。健康保険や年金なども忘れずに手続きしなければなりません。

退職手続きのときに注意したい「住民税」

住民税は前年の収入の額によって決まる、後払いの税金です。一括で請求がくることもあり、「こんなに大きな額を払わなければならないのか」と驚くこともめずらしくありません。

特に、退職後に次の仕事が決まっていない場合には住民税の支払いが大きなダメージになることもよくあります。退職後の転職先が決まっていない場合には、住民税の支払いを見越して十分な貯蓄をしておくことが大切です。

会社で利用している制度がないか確認する

会社で利用している制度がないかを退職日までに確認しておきましょう。社宅などもそうですが、以下のような社内制度を利用している可能性もあります。

退職前に確認しておくべき社内制度
  • 401確定拠出年金
  • 財形貯蓄
  • 社内融資
  • 提携ローン
401確定拠出年金は企業が掛け金を拠出してくれる制度で、退職時に掛け金を返金しなければならないことがあります。

財形貯蓄は会社が行なってくれる定期預金です。継続して利用したい場合は転職先でも利用できるかどうかを確認する必要があります。

社内融資や提携ローンなども利用しているならそれぞれ手続きが必要です。利用している制度を退職前に確認しておきましょう。

 

退職手続きに必要な書類を把握しよう!

退職手続きに必要な書類を把握する

退職手続きの際に最も大切なものの1つが書類の作成・受け取りです。退職時に必要になる書類は以下の通り決して少なくありません。

退職時に必要な書類
  • 退職願・退職届
  • 雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票
  • 離職票
  • 退職証明証
  • 健康保険被保険者資格喪失証明書
  • 年金手帳
どれも欠けてはいけない大切な書類です。以下で詳しく説明していくので、それぞれの書類がどんな役割を持っているのかを把握しておきましょう。

正しい退職願・退職届

退職願は退職したい旨を通知するための書類であり、こちらからの願いを表明するものです。退職願によって契約が終了することはなく、かつ撤回することも可能です。

一方で退職届は会社が退職について了承したかどうかは関係なく、会社が受け取った時点で退職を決定させることができます。また、一定の日数があいてしまうと撤回することはできなくなります。

退職願は「意思表示」であり、退職届は「一方的な通知」であるとも言えます。

実際には、退職願を書いてから上司に退職の旨を通知することもできますが、後日退職届も作成しなければならないことが多いようです。そのため、退職願は作成せず、退職届のみを提出するケースが主流となっています。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、最初の会社が発行手続きから管理まで行なってくれるため、退職するまで見たことがないのが普通です。

「雇用保険に加入している」ことの証明であり、転職する際にも雇用保険は引き継がれるため、雇用保険被保険者証を提出しなければなりません。

雇用保険被保険者証は以下の条件にあてはまる場合のみ発行されます。

雇用保険被保険者証が発行される条件
  • 1週間の所定の労働時間が20時間以上
  • 31日以上雇用され続ける予定である
正社員・契約社員・派遣社員と働き方にかかわらず大半の人があてはまるため、「雇用保険被保険証は退職時にもらわなければいけない」と覚えておきましょう。

1日の労働時間が短いアルバイトや1ヶ月以内の短期契約の場合には雇用保険が適用されません。

源泉徴収票

退職時には源泉徴収票が発行されます。退職から1ヶ月以内に発行されなければならず、退職日に手渡しでもらうか、後日郵送してもらうことになります。

次の転職先が決まっている場合には年末調整のために必要です。

また、所得の金額が記載されているため、転職先での給与の目安としても使われることがあります。

転職先が決まっていなくても、源泉徴収票はもらいましょう。退職後、自分で確定申告をする際に必要です。

離職票

離職票は次の転職先が決まっていない場合には必ずもらうようにしましょう。

「離職票がいるかどうか」と聞かれることがあります。転職先が決まっておらず、失業給付金を受け取りたい際には離職票をハローワークに提出しなければなりません。

「離職票はいらないと思っていたけど、やっぱり必要」となっても、会社は従業員の退職日の10日以内までに離職票発行の手続きを終えなければならないと決まっています。

必要かどうかわからなくても、離職票はあらかじめ発行してもらっておく方がよいでしょう。

退職証明書

退職証明証は公的なものではなく、「従業員が辞めた」ということを証明してくれる、会社が独自で作成する書類です。

退職証明書は必ず利用する書類ではないものの、退職する全従業員に発行するという会社も多いようです。

退職理由の確認のために転職先から退職証明書の提出を求められることがあります。

また、転職先が決まっておらず自分で国民健康保険・国民年金に加入する際に離職票が手元にない時には退職証明書で手続きをすることができます。

健康保険被保険者資格喪失証明書

健康保険被保険者資格喪失証明書は、その名のとおり「退職者が社会保険の被保険者としての資格を失ったことを証明する」ための書類です。

退職後新しい健康保険に入る時や、失業給付を受け取る時にこの書類がなければ手続きを進められなくなります。

被保険者としての資格を喪失した日付が入っているので、新しい健康保険と古い保険に重複して加入することを防ぐことにも役立ちます。

年金手帳

厚生年金に加入していることを表す書類です。

特に新卒で入った会社に多いのですが、年金手帳を会社が預かったままになっていることがあります。

会社は基礎年金番号を把握する必要があり、番号の確認後、退職まで返却しないという会社もめずらしくありません。

退職前に、年金手帳が手元にあるかどうかを確かめておきましょう。

 

会社へ返却するものを確認しよう!

退職日は、会社へさまざまなものを返却したり、書類を受け取ったりなど忙しい1日となります。

返却するものや、やるべき手続きなどを把握しておきましょう。そうすることでスムーズに退職日を迎えることができます。

返却するものは以下のとおりです。

退職時、会社へ返却するもの
  • 健康保険証
  • 名刺(顧客のものも含む)
  • 社員証
  • 定期券
  • その他書類・備品
制服があるなら、当日着ている分はクリーニングに出して後日郵送しましょう。

会社で購入したものや作成したデータ、書類などもすべて会社に返さなければなりません。

以下では、退職後の手続きについて説明します。

退職後の手続きは早めに行うのが鉄則!

退職後の諸々の手続きは基本的に14〜20日以内に済ませるよう定められています。年金や健康保険の切り替え、国民年金への加入など、退職後14日が過ぎないように早めに行うようにしてください。

失業保険の申請

転職先が決まっていないなら、失業保険を申請しましょう。失業保険に加入していたので、給付金を受け取る権利があります。

失業保険の申請に必要な書類
  • 離職票(1・2)
  • 雇用保険被保険者証
  • 本人確認書類
  • 印鑑
  • 預金通帳
  • 証明写真2枚
以上の書類一式を持って、市町村のハローワークに行きましょう。

窓口で申請し、ハローワークを通して就活をするための手続きをします。

7日間の待機期間は会社都合であっても給付金を受け取ることはできません。

その後雇用保険説明会に行き、指定された認定日ごとにハローワークに行くことで給付金を受け取ることができるようになります。

健康保険の手続き

退職後も就職中と同じ保険に入り続けたいなら「任意継続被保険者制度」に、市町村が保険者になる健康保険に切り替えるなら「国民健康保険」に加入します。

任意継続被保険者制度にすると負担額が倍増します。また退職の翌日から20日以内に申請しなければなりません。

国民保険の加入は役所に健康保険被保険者資格喪失証明書・退職証明書・離職票のどれかを持っていけば手続きをしてくれますが、一方人に継続保険者制度を利用する場合は役所で申請できません。

加入していた健康保険組合、もしくは居住地域の社会保険事務所に行くか、郵送で申請する必要があるので注意しましょう。もしくは、家族の扶養に入れるかどうか、家族の健康保険の保険者に聞いてみてもよいでしょう。

年金の手続き

退職してからすぐに転職しない場合には、厚生年金から国民年金に切り替えます。

国民年金の種類を「第2号被保険者」から「第1号被保険者」にしましょう。

結婚しているパートナーが正社員である場合には扶養に入り、条件があうなら「厚生年金被扶養者」になることもできます。

確定申告が必要な場合

退職後その年に再就職しない場合には確定申告を自分でしなければなりません。

定年退職や寿退社を含む再就職をしない場合や退職金を受け取った場合、また再就職するものの年をまたぐ場合には確定申告をしましょう。

 

退職手続きは計画的に進めよう!

退職手続きには意外と時間がかかってしまうことがあります。そのため、退職日から逆算して計画を組んでおくことが大切です。

ここでは、退職を計画的に進めるためにやっておきたいことについて説明します。

退職を計画的に進めるためにやっておきたいこと
  • チェックリスト
  • 退職手続きのスケジュール
この上記2つはぜひ作成しておいてください。

チェックリストを作っておく

退職に受け取るべき書類・返却するべきものをそれぞれチェックリストとして作成しておきましょう。受け取ったものから消していき、受け取り忘れがないようにしましょう。

また、備品などを返却し忘れると後日再度オフィスに行かなければならなったり、郵送したりと二度手間になってしまいます。

退職手続きのスケジュールを組む

退職手続きのスケジュールを組みましょう。最低でも退職予定日の1〜2ヶ月前には会社に通知しておきましょう。

その後、引き継ぎや取引先への挨拶などを退職日の1ヶ月〜2週間前から取り掛かる必要があります。

退職後、転職先が決まっていないなら、各種手続きをする予定も一緒に組んでおくと安心です。

 

退職手続きマニュアル まとめ

退職すると、さまざまな書類を受け取らなくてはいけません。

以下の書類を退職時に受け取ることを忘れないようにしてください。

退職時に受け取る書類
  • 雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票
  • 離職票
  • 退職証明証
  • 健康保険被保険者資格喪失証明書
  • 年金手帳

特に次の転職先を決めないで退職すると、その後の手続きをすべて自分でやらなければなりません。

大変ですが、事前に手順を把握しておき、スムーズに進められるようにしておきましょう。

 

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